Đối với nhiều công ty việc sở hữu một kho văn phòng phẩm lớn hay nhỏ là điều đương nhiên và không quá mới mẻ. Nhưng không phải người quản lý kho nào cũng biết cách lưu trữ, bố trí kho văn phòng phẩm cho phù hợp và thuận tiện cho việc sử dụng, quản lý. Những mẹo nhỏ dưới đây sẽ giúp bạn quản lý, sắp xếp kho một cách khoa học và tiện dụng hơn.

Lưu trữ văn phòng phẩm thế nào ?
Lưu trữ văn phòng phẩm thế nào ?

Nắm rõ chủng loại, số lượng văn phòng phẩm có trong kho

Nắm rõ một số yếu tố cơ bản như thời gian lưu trữ, loại hình, số lượng… sẽ giúp người quản lý kho dễ dàng sắp xếp các đồ dùng văn phòng phẩm và đảm bảo kho sẽ luôn gọn gàng, ngăn nắp. Chỉ khi nắm được chính xác những thông số này bạn mới có thể sắp xếp, bố trí văn phòng phẩm trong kho một cách hợp lý nhất.

Nếu bạn nắm rõ được những vật dụng văn phòng phẩm nào được sử dụng nhiều nhất, hay sử dụng chúng bạn sẽ có thể bố trí chúng ở vị trí bên ngoài, ở những nơi dễ tìm thấy và dễ dàng lấy ra khi cần thiết, không phải đào bới, làm xáo trộn kho.

Cố định giá đựng tài liệu ở các vị trí chính xác

Các giá tài liệu cố định là vật dụng vô cùng cần thiết trong kho lưu trữ văn phòng phẩm, khi sắp xếp hồ sơ, tài liệu, các vật từ, đồ dùng trên giá này cần phải  đặc biệt chú ý đến khoảng cách giữa chúng. Những chiếc giá cần phải có một khoảng cách phù hợp ở giữa để dễ dàng đi lại, dễ di chuyển và lấy tài liệu khi cần thiết.

Lưu trữ văn phòng phẩm theo chủng loại

Nên phân rõ từng khu vực của mỗi loại văn phòng phẩm, đặt riêng từng loại và phải đánh dấu, ghi tên bằng các mẫu giấy nhỏ, để mọi người có thể lấy chúng một cách tiện loại nhất và không làm rối tung mọi thứ khi vào kho. Chúng ta cần phải nhớ nguyên tắc lưu trữ từ trên xuống dưới, từ trái qua phải theo thứ tự ưu tiên những đồ dùng văn phòng phẩm thường dùng nhất… Chúng ta nên quy định vị trí mà mình sẽ bố trí văn phòng phẩm trong kho, hoặc có những ký hiệu dễ nhận biết để khi cần đến không phải mất thời gian tìm kiếm hay hỏi han ai cả.