Đa số các công ty, doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, hoạt động thường ngày cũng đều có nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm thiết yếu. Để vận hành trôi chảy dù ít hay nhiều, để tránh bị gián đoạn công việc giữa chừng, hãy nên dự trữ đồ dùng, thiết bị văn phòng phẩm cần thiết.

Dự trữ văn phòng phẩm
Dự trữ văn phòng phẩm

Lập bảng thống kê số lượng sản phẩm mỗi kỳ

Nếu bạn là nhân viên admin quản lý các hoạt động thu mua thiết bị, đồ dụng văn phòng phẩm, nên có một cuộc khảo sát và ghi chép lại các sản phẩm nào thường dùng, số lượng cụ thể ra sao, cái nào là cần thiết và có mức tiêu thụ nhiều nhất. Từ số liệu tổng kết mỗi tháng, để lên kế hoạch mua sản phẩm cho phù hợp.

Tùy vào nhu cầu sử dụng của mỗi đồ dùng khác nhau, các sản phẩm dùng một lần như giấy, bút viết, kim bấm,… nhu cầu dùng sẽ cao hơn, vì hoạt động thường ngày đều in ấn giấy tờ văn bản, ghi chép lại số liệu, thông tin họp hành, làm việc, hoặc các tài liệu, hoạt động kinh doanh. Hơn hết, đặc thù đây là dòng sản phẩm không tái sử dụng lại được nên xong dùng xong phải mua sản phẩm mới để thay thế, nên cần có số lượng lớn để dùng liên tục.

Còn ở dòng sản phẩm như kẹp giấy, ghim, kéo, thước, dao rọc giấy… hay đến các thiết bị điện tử như máy in, máy photocopy,… đều sử dụng được nhiều lần, nên số lượng sẽ ít hơn, không cần phải thay mới liên tục.

Chọn mua sản phẩm dự trữ phù hợp

Khi đã biết được nhu cầu sử dụng, số lượng cần dùng, bây giờ chỉ cần cân đối vào quỹ ngân sách để lựa chọn sản phẩm dự trữ phù hợp.

Đối với sản phẩm ngắn hạn: Không nên chọn mua sản phẩm quá mắc tiền, để tránh lãng phí, chỉ cần sử dụng văn phòng phẩm có chất lượng vừa phải, giá cả phải chăng để tránh gặp khó khăn trong công việc, lại còn tiết kiệm cho công ty của bạn. Chưa kể với khi mua bút bi, giấy… số lượng lớn một lần bạn sẽ được nhà cung cấp cho mức giá tốt nhất, tiết kiệm chi phí.

Đối với sản phẩm dài hạn, tái sử dụng được nhiều lần: Nên chọn sản phẩm có chất lượng tốt, uy tín, giá cả có thể cao hơn một chút, nhưng tính về độ bền và tần suất sử dụng lâu dài thì đây là điều cần thiết cần bỏ ra.

Vậy nên, tùy vào quy mô doanh nghiệp và khoản ngân sách bạn chi cho đồ dùng văn phẩm mà lựa chọn dòng sản phẩm phù hợp. Tính toán dự trữ văn phòng phẩm hợp lý để tránh gián đoạn hiệu suất làm việc của nhân viên.