Văn phòng phẩm chắc chắn là những vật dụng quan trọng, giúp ích công việc hằng ngày trong văn phòng của các doanh nghiệp. Văn phòng phẩm cũng có rất nhiều loại, rất đa dạng về chủng loại, kiểu dáng cũng như kích thước. Vì vậy để tiện lợi cho việc sử dụng và bảo quản, ta nên có kế hoạch sắp xếp danh mục văn phòng phẩm của mình một cách ngăn nắp và khoa học.

Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn một số mẹo nhỏ để có thể sắp xếp danh mục văn phòng phẩm một cách gọn gàng và hiệu quả để có thể dễ dàng lấy sử dụng.

Bắt đầu bằng việc dọn dẹp lại văn phòng phẩm

Chắc chắn đây là công việc nên thực hiện đầu tiên rồi, dọn dẹp để giữ lại những món đồ cần thiết thường xuyên sử dụng và loại bỏ hoặc cất bớt vào kho lưu trữ những đồ dùng không cần thiết hoặc ít sử dụng.

Dọn dẹp lại danh mục văn phòng phẩm chắc chắn sẽ khiến việc sắp xếp dễ dàng hơn
Dọn dẹp lại danh mục văn phòng phẩm chắc chắn sẽ khiến việc sắp xếp dễ dàng hơn

Phân loại theo danh mục văn phòng phẩm

Lên danh sách tổng hợp những vật dụng đang có sẵn và những gì còn thiếu để bổ sung kịp thời theo danh mục văn phòng phẩm cần thiết của văn phòng công ty văn phòng phẩm. Rồi sau đó phân loại chúng theo kích thước, những vật có kích thước nhỏ hãy cho vào cùng một hộp đựng, còn các loại giấy thì cho vào bao đựng tài liệu trong suốt để dễ dàng quản lý và lấy sử dụng. Chăm hơn chút nữa thì hãy dán nhãn cho từng hộp đựng nhé.

Phân loại theo danh mục văn phòng phẩm
Phân loại theo danh mục văn phòng phẩm

Sắp xếp có hệ thống

Nguyên tắc là không nên để nhiều vật dụng cùng nhau, điều cần thực hiện ngay là sắp xếp chúng lại theo thứ tự và khoa học hơn.

Kệ A: Thiết bị máy tính (ổ đĩa, chủ sở hữu đĩa)

Kệ B: Vật dụng nhỏ (kẹp giấy, bút, nhãn)

Kệ C: Giấy in, đồ dùng văn phòng phẩm liên quan đến giấy các loại

Tạo nên những ngăn đựng có ghi chú

Ngăn đựng là giải pháp lý tưởng để cất giữ những vật dụng chưa thực sự cần sử dụng ngay. Thực hiện ngay một danh sách cụ thể và ghi chú rõ ràng tất cả theo cách riêng của bạn. Chúng tôi gợi ý bạn ghi theo bảng chữ cái trong mỗi phần A, B, và C để dễ dàng tìm kiếm.

Ví dụ:

Kệ A: Đĩa (3,5 HD) – số lượng 10, Toner số lượng 4

Kệ B: Bút – 20 hộp, bút chì – 25 hộp, kẹp giấy – 15 hộp

Kệ C: Keo dán (1 inch) – 12, keo dán (2 inch) – 9

Thường xuyên sắp xếp lại danh mục văn phòng phẩm

Đây là công việc nên được thực hiện thường xuyên và định kỳ, đặc biệt là khi có những đợt mua sắm thêm văn phòng phẩm để trang bị thêm cho văn phòng làm việc. Danh mục văn phòng phẩm gọn gàng chắc chắn sẽ nâng cao hiệu suất công việc hơn rất nhiều lần.