Những vật dụng văn phòng phẩm luôn được bổ sung mỗi tháng nhằm phục vụ tốt nhất cho công việc của nhân viên. Cho nên việc quản lý và điều chỉnh số lượng văn phòng phẩm là nhiệm vụ cực kỳ quan trọng của bộ phận hành chính văn phòng.

Sau đây là những lưu ý để giúp bạn quản lý và sử dụng văn phòng phẩm nơi công sở hiệu quả nhất

  1. Xác định văn phòng phẩm cần mua thật chi tiết

Nếu là người phụ trách việc mua văn phòng phẩm hàng tháng cho công ty của mình thì việc liệt kê rõ những mặt hàng cần mua và số lượng mua cụ thể là vô cùng cần thiết. Cách làm này giúp bạn tránh được những sai sót gây lãng phí hoặc giảm bớt gánh nặng trong quản lý văn phòng phẩm.

  1. Quản lý và theo dõi chi tiết văn phòng phẩm trong kho

Sau khi nhập hàng về kho thì bạn cần phải quản lý kho chặt chẽ để biết được số lượng văn phòng phẩm đã sử dụng và nắm rõ lượng văn phòng phẩm đã hết để lên kế hoạch đặt hàng sớm.

Quản lý và theo dõi chi tiết văn phòng phẩm trong kho
Quản lý và theo dõi chi tiết văn phòng phẩm trong kho
  1. Đưa ra định mức sử dụng cho từng phòng ban

Tùy theo nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng phòng ban mà bộ phận hành chính sẽ đưa ra những định mức cụ thể. Ví dụ như việc phân phát lượng giấy in dành cho phòng kinh doanh sẽ nhiều hơn phòng sản xuất, phòng giao hàng… Việc thống kê số lượng hàng quý là cách giúp bạn có thể điều tiết số lượng và chất lượng văn phòng phẩm hợp lý cho các phòng ban.

  1. Chọn văn phòng phẩm chất lượng

Cùng một món hàng văn phòng phẩm nhưng chất lượng sẽ khác nhau giữa các thương hiệu, hoặc giữa hàng thương hiệu và hàng có nguồn gốc, xuất xứ không rõ ràng. Và tất nhiên giá của chúng cũng khác nhau. Lời khuyên cho bạn là đừng sử dụng hàng kém chất lượng, mặc dù giá khá rẻ nhưng sẽ cho hiệu quả sử dụng không cao và nhanh hỏng, như thế sẽ tốn chi phí mua lại nhiều lần và thậm chí còn nguy hại đến sức khỏe người dùng.

Sản phẩm văn phòng phẩm chính hãng trong nước là một gợi ý lý tưởng, đặc biệt khi mua đồ dùng văn phòng với số lượng lớn bạn sẽ được cung cấp mức giá khá tốt và chất lượng sản phẩm đáng tin cậy.

Chọn văn phòng phẩm chất lượng
Chọn văn phòng phẩm chất lượng
  1. Cách quản lý và sắp xếp hồ sơ, văn phòng phẩm khoa học và hợp lý

– Lau chùi và sắp xếp bàn làm việc thường xuyên và chỉ để những vật dụng cần thiết (máy tính, điện thoại, bút bi, giấy note, lịch…).

– Sắp xếp và phân loại tập hồ sơ, tập thư riêng để tiện tìm kiếm và liên lạc. Dùng khay kệ đựng file, giấy tờ và văn phòng phẩm thường xuyên sử dụng. Trang bị ống nhựa đựng các dụng cụ như bút viết, thước, kéo… để giúp bàn làm việc ngăn nắp hơn.

– Phân loại màu sắc đối với các tập hồ sơ riêng biệt để tìm thông tin nhanh hơn.