Vấn đề bảo quản tài liệu khổ lớn rất quan trọng đối với các cơ quan, trung tâm lưu trữ dữ liệu. Tài liệu khổ lớn điển hình như: bản đồ, áp phích, thiết kế xây dựng… được in từ khổ giấy in lớn A3, A2, A1, A0…
Đặc điểm của những tài liệu khổ lớn là rất cồng kềnh và dễ bị hư hỏng nếu không được bảo quản đúng phương pháp. Nếu bạn quan tâm đến vấn đề bảo quản chúng thì có thể tham khảo những giải pháp đã được các cơ quan lưu trữ trên thế giới áp dụng.
- Tủ lưu trữ tài liệu (dạng nằm ngang)
Tủ lưu trữ tài liệu là giải pháp lý tưởng để lưu trữ các loại tài liệu ngoại cỡ, tránh các tác hại cho vật liệu giấy in. Thường thì tủ bằng kim loại được lựa chọn nhiều hơn tuy nhiên phải chắc chắn rằng chất liệu của tủ an toàn 100%. Tủ đựng tài liệu làm bằng nhôm đã ion hoá cũng là một sự lựa chọn tuyệt vời. Song song với đó là việc trải các tài liệu khổ lớn ra kiểm tra thường xuyên trên mặt bàn rộng và sạch.
- Tủ lưu trữ tài liệu dạng treo
Loại tủ dạng treo thường có 6 hay 10 ngăn kéo hoặc 1 khoang treo. Đặc biệt chúng có thể được xếp chồng lên nhau trên những chân đế di động. Đây là phương pháp lưu trữ tiết kiệm diện tích bạn có thể cân nhắc.
- Lưu trữ dạng cuộn tròn
Cuộn tròn tài liệu là một giải pháp lý tưởng khi mà nó trở nên quá khổ đối với các ngăn kéo hay tủ lưu trữ. Cuộn tròn lại tiết kiệm diện tích, tuy nhiên tài liệu đó phải đạt được độ dẻo dai nhất định. Cách lưu trữ này thường dùng cho các bản vẽ thiết kế về kiến trúc hoặc những tài liệu ít được tham khảo. Cuộn tròn tài liệu có thể ngăn cản sự hủy hoại về mặt hóa học đối với tài liệu lưu trữ bằng giấy in.
Cẩn thận hơn thì bạn có thể bọc bên ngoài bằng giấy hoặc phim polyester sau khi tài liệu đã được cuộn lại để tránh bị xước, bụi bẩn và ô nhiễm. Sau đó buộc chúng lại bằng một sợi vải không nhuộm hoặc sợi dây bằng nhựa trắng.
- Gấp tài liệu
Gấp tài liệu cũng là một cách bảo quản tài liệu để tạo sự gọn gàng cho không gian. Tuy nhiên cách này có thể làm hỏng cấu trúc giấy in của tài liệu, do đó nó không được khuyến khích.
- Treo tài liệu
Giải pháp treo tài liệu thường thấy là cách đóng khung để treo. Nó thích hợp cho việc bảo quản tranh ảnh cho mục đích trưng bày và thiết kế nội thất. Mặc dù chi phí của nó khá cao nhưng điều này sẽ bảo vệ tốt tài liệu khỏi tác động của ánh sáng và không khí.
